Versie: 22 juli 2026
Dit Belangenconflictenbeleid maakt deel uit van de Algemene Voorwaarden (“AV”) en is van toepassing op elke Bestelling en op elke Overeenkomst met ST-SCAN, met uitsluiting van eventuele eigen voorwaarden van de Klant, ook indien deze op enig document van de Klant zouden voorkomen, tenzij ST-SCAN hiermee voorafgaand en schriftelijk uitdrukkelijk heeft ingestemd. In geval van tegenstrijdigheid met een bepaling uit de AV, zijn de bepalingen van dit document overheersend.
ST Consult bv, handelend onder de merknaam ST-SCAN, biedt AI-geassisteerde juridische analyse en opstelling van commerciële en bijzondere contracten naar Belgisch recht aan, uitsluitend aan ondernemers (B2B). ST-SCAN streeft ernaar steeds in het belang van haar klanten te handelen en belangenconflicten te vermijden die de belangen van één of meer klanten kunnen schaden.
Dit beleid beschrijft hoe ST-SCAN belangenconflicten identificeert, voorkomt, beheert en – waar nodig – aan de betrokken klant meedeelt. Het kadert in de algemene integriteits- en zorgvuldigheidsverplichtingen van ST-SCAN, onder meer als bij de FOD Economie geregistreerde dienstverlener aan vennootschappen en als entiteit die onderworpen is aan de antiwitwaswetgeving.
Een belangenconflict ontstaat wanneer ten minste twee mogelijk tegengestelde belangen of motieven een betrokken persoon ertoe kunnen aanzetten een beslissing te nemen of een handeling te stellen of na te laten op een wijze die de belangen van een klant schaadt of kan schaden.
Een belangenconflict kan zich voordoen tussen een Klant en:
De hierboven vermelde personen worden in dit beleid aangeduid als de “betrokken personen”.
Wij onderscheiden:
In de context van ST-SCAN kan een belangenconflict zich onder meer voordoen wanneer (niet-limitatief):
Om belangenconflicten te vermijden die de belangen van klanten kunnen schaden, verbindt ST-SCAN zich ertoe:
Indien zich ondanks de preventiemaatregelen toch een belangenconflict voordoet, neemt ST-SCAN de nodige initiatieven om het op te lossen, desnoods door de betrokken dienst niet te leveren.
De compliance-verantwoordelijke van ST-SCAN inventariseert de potentiële belangenconflicten vooraf en houdt ze bij in een register. Elke betrokken persoon meldt een (potentieel) belangenconflict zodra hij of zij er kennis van krijgt.
ST-SCAN past onder meer de volgende maatregelen toe:
Deze maatregelen worden bij voorkeur preventief genomen, op het ogenblik van de identificatie van het conflict en in het kader van de opleiding van de betrokken personen.
Bij de aanvang van de contractuele relatie informeert ST-SCAN de klant over het bestaan van dit belangenconflictenbeleid. Wanneer redelijkerwijs mag worden aangenomen dat de beheersmaatregelen niet zullen volstaan om de belangen van de Klant te vrijwaren, brengt ST-SCAN de betrokken klant hiervan duidelijk en tijdig op de hoogte – schriftelijk en op een duurzame drager – vóór de levering van de betrokken Dienst, zodat de klant met kennis van zaken kan beslissen. De informatie bevat voldoende details, rekening houdend met het type klant.
ST-SCAN ziet erop toe dat alle betrokken personen de nodige informatie en opleiding krijgen om de begrippen “belangenconflict” en “belangenconflictenbeleid” te begrijpen en om de meldingsprocedure te kennen, met het oog op een integriteits- en compliancecultuur binnen de onderneming.
Vastgestelde belangenconflicten worden gemeld aan privacy@st-scan.be en genoteerd in het register van belangenconflicten.